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2007
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[ 57] ダメな文章に共通する3つの問題点に注意 (デキる人の「書く技術」)：NBonline(日経ビジネス オンライン)
[引用サイト] http://business.nikkeibp.co.jp/article/skillup/20070424/123548/
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「私はこう思う」という書き手の思いだけを書いた言い切りの文章が多い。その理由が分からないため、説得力がない
自分の考えを書くだけでは相手に納得してもらえない。提示した事柄に対しての論証を書くべきだ。文書の種類によっては、結論から述べるのではなく、背景分析から始めたり、起承転結の構成にした方がいい場合もある。目的に合わせた構成を
IBMビジネスコンサルティングサービスの岩上昌夫さんは、パートナーという立場上、社内外の多種多様な書類を見る。ダメなビジネス文章を読まされることもある。最近感じるのは、伝えたいことが明確になっていない文章を書く人の増加だという。
「パソコンで文書を作るようになってから、手書きの時代に比べて文章を書くためのコスト（時間・労力）がかからなくなりました。簡単に書けて簡単に修正できるため、丁寧に考えていない文章が増えたように思います」「とりあえず書こう」「後で直せばいい」と考えるのは、書き始めるハードルを下げるにはいいかもしれない。しかし、それが行き過ぎると、自分がその文章で読み手に何を伝えたいのかを深く考えなくなってしまう。
岩上さんによれば、文章の良し悪しは、「趣旨が明確か」「構成が整っているか」という2点で8割方が決まる。つまり書き始める前に「手抜き」があると、文章のレベルが明らかに低下するのである。
伝える内容がはっきりしても、構成が整っていなければ相手の理解度は低くなる。相手を納得させるには、必要な要素を過不足なく盛り込むことが欠かせない。
「自分が提示した事柄に対しての論証がない書類をよく見ます。これでは自分の考えをむやみに押しつけているだけの文章になりかねません」
次に大切なのが、一つひとつの文章表現だ。例えば、主語や目的語がない文章は正しく理解されない。書いた本人はそれらが自分の頭の中に入っているので、省略しても気にならない。しかし文章は他者に読ませるものだ。初めて読む人が理解できるように書かなければならない。書き手はまず、「分かるだろう」という先入観を捨てるべきである。
「文書とは非対面かつ非同期のコミュニケーション手段です。自分が書いて相手に送った文章は、時差をもって読まれ、付加的な説明をする機会があまりない。その点を認識することが必要なのです」
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[ 58] 【初級】すぐ使える文章の技術（前編） レベル1：ITpro
[引用サイト] http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20060310/232239/
図1 正確で分かりやすい文章にするための20のチェックポイントコピーするなどして，執筆・推敲時に活用して欲しい[画像のクリックで拡大表示]
正確で読みやすい文章にするには，推敲を重ねることが欠かせない。その際，必ずチェックすべきポイントがある。記者がこれまで培ってきたノウハウを基に，20項目にまとめた。
「どうしてスラスラと読める文章を書けないのだろう」，「これで正確に伝わるだろうか」，「もっと分かりやすくできると思うのだが」——。
実は表現に多少の手を加えるだけで，文章の正確さと分かりやすさは大きく向上する。そのためには，手を加えるべき箇所を見つけるチェックポイントを押さえておくことが肝要だ。闇雲に文章をチェックしても，どこをどう直すべきかが分からないことが多いからだ。
ここでは当編集部が培ってきたノウハウを基に，ビジネス文書の執筆・推敲時に役立つチェックポイントを紹介する。20項目を厳選して，簡単かつ優先度の高いものから，「正確な日本語を書く」，「無駄をそぎ落として読みやすくする」，「文章の価値を高める」という，3段階のレベルに整理した（図1[拡大表示]）。
いずれも文章を読みやすくするための「表現」に関するチェックポイントだが，「内容」を充実させることにもつながる。ITエンジニアである読者には容易に推察できるはずだが，読みやすいソースコードほど，バグや不適切なロジックを発見しやすい。それと同じで，文章を読みやすくすると“論拠の乏しさ”や“論理的でない論旨展開”など「内容」に関する問題点が浮かび上がるからだ。
そして，この「内容」に関する問題点を修正するために文章を書き直す。すると，また「表現」に関する問題点が生まれる。そうして「表現」と「内容」に関する問題点の修正を繰り返すことで，文章の価値が高まっていく。これが推敲を「重ねる」という意味である。
「日本語として正しいかどうかなんて，いくら何でもチェックポイントとして当たり前すぎる」と思うのではないか。しかし意味は分かる文章でも，日本語として不適切な表現が見つかるケースは，決して少なくない。
まずチェックして欲しいのが，主語と述語の対応関係である（チェックポイント(1)）。主語と述語（複数の単語から成り立つ場合は“主部”および“述部”とも言うが，ここでは主語と述語で統一する）は，文における最も基本的な構成要素だ。主語と述語の対応が正確に取れていないと，文として成立しない。
図2[拡大表示]に示した「プロジェクト・マネジャーの役割は，納期やコストを管理する」という文は，あるITエンジニアが実際に書いたものだ。この文の主語は「役割は」，述語は「管理する」である。「役割は…管理する」という対応関係は明らかにおかしい。正しくは「役割は…管理することだ」である。もしくは「プロジェクト・マネジャーは…管理する」とすべきだ。推敲を怠ると，このレベルの間違いが容易に起こり得る。
意味は分かるが，ギクシャクした感じがしないだろうか。この文の問題点は，「新しい業務プロセス」が一見，主語に見えてしまうことである。これが主語だとすると，述語に当たる部分が存在しない。この文の本当の主語は「購買担当者」である。「新しい業務プロセス」が主語に見えてはいけない。そこで「新しい業務プロセス」に続く助詞の「は」を「では」に変えることによって，主語と述語の対応関係を明確にする。
「正しい対応関係を守る」という意味では，特定の言葉で受けなければならない接続詞や副詞の使い方にも注意しよう（チェックポイント(2)）。例えば，「なぜなら」は必ず「からだ（からである）」で受けなければならない。「なぜなら，メリットが大きい」という文は間違いだ。「なぜなら，メリットが大きいからだ」にすべきである（ただし，「なぜなら」は省略できる場合が多い）。他の例として，「全然〜ない」や「決して〜ない」，「必ずしも〜ない」，「なぜ〜か」，「一体〜か」，「もし〜なら」なども挙げられる。プロのライターでも意外と見落としがちなポイントなので，気をつけて欲しい。
修飾語と被修飾語の係り受けに関する間違いも多い（チェックポイント(3)）。その例が図3[拡大表示]に示した文である。書き手は「不備がある修正機能を改良する」という内容を伝えようとした。しかし「不備がある登録情報の修正機能を改良する」という文では，「不備がある」が「登録情報」に係っているように見える。この場合は，「不備がある」の後ろに読点（，）を打って，「登録情報の修正機能」がひとまとまりであることを示す。
文章の途中で，用語を変えてしまうこともよくある間違いだ（チェックポイント(4)）。例えば文章の冒頭では「入力」と表現しているのに，途中から「登録」や「エントリー」に変えてしまっているようなケースである。
表現にバリエーションを持たせたつもりかもしれないが，文章を分かりにくくするだけだ。読み手は違う用語が出てくる度に，「なぜここで表現が変わったのか，違うことを指しているのだろうか」と考えてしまう。同じ意味を持つ用語は，必ず統一すべきである。
時制の間違いにも注意しよう（チェックポイント(5)）。当たり前のように聞こえるかもしれないが，過去の出来事を現在形で書いてはいけない。
「在庫が過剰なこと」は過去の話だ。そのため語尾を「である」から「だった」に変えなければ情報を正確に伝えていないし，後ろの「解決した」と時制が一致しない。
紀行文やルポルタージュなどでは，過去の出来事をあえて現在形で表現することがある。これは臨場感を持たせたり，文章のリズムを整えたりするためだ。だがビジネス文書では，正確さと分かりやすさを優先すべきである。過去，現在，未来の表現は，出来事が発生した（する）時点に合うように，正しく使い分けよう。
チェックポイントには載せなかったが，誤字や脱字，慣用句の用法に関する間違いも頻繁に起こる。ワープロソフトや，かな漢字変換ソフトの校正機能を活用したり，辞書を引いたりして，それらのミスを防ぐようにすべきである。
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